Warum gibt es Evolve Tracking?

Die Macht der Zeit: Warum Zeiterfassung für Freiberufler unverzichtbar ist

Als ich Evolve Tracking entwickelte, hatte ich ein klares Ziel vor Augen: Freiberuflern wie dir und mir ein Werkzeug an die Hand zu geben, das uns dabei hilft, unsere wertvollste Ressource zu verstehen – unsere Zeit. Zeit ist für uns Freiberufler nicht einfach nur etwas, das vergeht. Zeit ist unsere Währung, unser Kapital und letztendlich das, was wir verkaufen. Doch ohne präzise Erfassung bleibt sie ein nebulöses Konzept, das durch unsere Finger rinnt, ohne dass wir seinen wahren Wert erkennen.

Die verborgene Wahrheit hinter deinem Stundensatz

Kennst du deinen tatsächlichen Stundensatz? Nicht den, den du deinen Kunden in Rechnung stellst, sondern den, den du unter Berücksichtigung aller unbezahlten Stunden – für Akquise, Administration, Kommunikation – wirklich verdienst? Die meisten Freiberufler unterschätzen dramatisch, wie viel Zeit in Tätigkeiten fließt, die nicht direkt abgerechnet werden können. Ich selbst habe dieses Phänomen immer wieder beobachtet und es selbst erlebt.

Lass mich das etwas präziser formulieren: Das ist meine persönliche Erfahrung, die ich auch bei vielen anderen Freiberuflern beobachten konnte: Wenn wir unsere Arbeit lieben, neigen wir dazu, Aufgaben mit übermäßigem Optimismus anzugehen. Diese positive Einstellung ist grundsätzlich wertvoll und treibt uns an – sie birgt jedoch eine versteckte Gefahr. Statt einer realistischen Zeitplanung basieren unsere Schätzungen oft nur auf dem Idealszenario. Wir unterschätzen systematisch Komplikationen, Kundenkorrekturen und unvorhersehbare Hürden. Die Realität sieht dann meist anders aus: Der Kunde hat doch noch Änderungswünsche, technische Probleme tauchen auf, oder wir übersehen die Komplexität bestimmter Teilaufgaben. Dies führt nicht nur zu Termindruck, sondern schleichend auch zu unbezahlter Mehrarbeit und einem sinkenden effektiven Stundensatz.

Eine zusätzliche Herausforderung ist auch immer wieder, insbesondere bei Festpreisprojekten, dass man zu wenig Erfahrung hat um diese korrekt zu schätzen. Verstärkt wird das Problem dann noch dadurch, das man sich gerade am Anfang einer freiberuflichen Tätigkeit eventuell gar nicht traut "zu hohe Summen" an den Kunden zu kommunizieren. Das heißt es gibt mehrere Herausforderungen die man oft nur durch Erfahrung lösen kann.

Mein initialer Gedanke: Ich war der Meinung das ich die Herausforderungen besser meistern würde können, wenn ich auf Daten zugreifen kann die mir genau zeigen wie es um die genannten Herausforderungen bestellt ist. Ich brauchte also zum einen eine Zeiterfassung, die essentiell ist um diese Daten überhaupt zu erfassen, ich wollte aber noch einen Schritt weitergehen und eine Lösung entwicklen die mir nicht nur die entsprechenden Aufwände anzeigt, sondern auch jederzeit die Analyse dieser Daten auf einen Blick ermöglicht. Die Hauptmetrik war und ist für mich der Wert des tatsächlichen Stundenlohns. Ob ich die oben genannten Herausforderungen lösen kann, kann ich im Endeffekt an dieser einen Metrik ablesen.

Mit Evolve Tracking habe ich die Lösung geschaffen, die mir diese Erkenntnisse liefert – und hoffentlich bald auch dir. Plötzlich siehst du schwarz auf weiß, dass ein vermeintlich lukratives Projekt seine Profitabilität verliert, wenn du all die kleinen Zeitfresser einrechnest: die zusätzlichen Abstimmungsrunden, die unerwarteten Probleme, die nachträglichen Änderungswünsche. Diese Transparenz eröffnet eine völlig neue Perspektive und stärkt dein Selbstbewusstsein in Kundenverhandlungen. Statt aus dem Bauch heraus zu argumentieren, kannst du auf konkrete Daten zurückgreifen. "Die letzten drei vergleichbaren Projekte haben durchschnittlich 30% mehr Zeit in Anspruch genommen als ursprünglich kalkuliert" ist ein Argument, das Gewicht hat. Wenn du weißt, dass du aktuell für einen tatsächlichen Stundensatz von nur 15,50 € arbeitest, dann weißt du das sich hier etwas ändern muss. Mit diesem datenbasierten Selbstvertrauen kannst du notwendige Änderungen in der Zusammenarbeit nicht nur ansprechen, sondern auch überzeugend begründen und durchsetzen. Oder die Konsequenzen ziehen und dich auf Kunden konzentrieren, bei denen eine nachhaltige Zusammenarbeit möglich ist.

Keine Sekunde mehr verschenken

Die Menüleiste von Evolve Tracking ist mein persönlicher Favorit – sie ermöglicht dir mit nur zwei Klicks, deine Zeiterfassung zu starten und zu stoppen. Keine umständlichen Umwege mehr, keine vergessenen Zeiteinträge. Du konzentrierst dich auf deine Arbeit, und Evolve Tracking kümmert sich im Hintergrund darum, dass jede Minute erfasst wird. Als Freiberufler habe ich festgestellt, dass ich ohne zuverlässige Zeiterfassung regelmäßig Stunden "verschenkt" habe – kleine Anpassungen hier, kurze Kundenanfragen dort. Mit der Zeit summieren sich diese Minuten zu Stunden und die Stunden zu Tagen unbezahlter Arbeit.

Dein Workload – realistisch eingeschätzt

Wie oft hast du einen Auftrag angenommen, nur um später festzustellen, dass du bereits vollkommen ausgelastet bist? Die Workload-Berechnung in Evolve Tracking zeigt dir auf einen Blick, wie viel Zeit du in den kommenden Wochen und Monaten bereits verplant hast. Diese Funktion hat mir persönlich geholfen, realistischere Deadlines zu setzen und "Nein" zu sagen, wenn mein Zeitplan es erfordert. Das Ergebnis? Weniger Stress, höhere Qualität und zufriedenere Kunden.

Vom Zeiterfasser zum strategischen Unternehmer

Die wahre Magie der Zeiterfassung liegt nicht nur in der Dokumentation – sie liegt in den Erkenntnissen, die du daraus gewinnst. Welche Kunden bringen dir den höchsten Stundensatz? Welche Projekte fressen unverhältnismäßig viel Zeit? Wo solltest du deinen Fokus setzen? Mit Evolve Tracking wandelst du dich vom reaktiven Dienstleister zum strategischen Unternehmer, der datenbasierte Entscheidungen trifft. Du erkennst Muster, optimierst deine Prozesse und maximierst letztendlich deinen Gewinn – nicht durch härtere Arbeit, sondern durch klügere Arbeit.

Deine Zeit – dein Kapital

Als Freiberufler sind wir oft so fokussiert auf unsere Fachkompetenz, dass wir vergessen, dass wir in erster Linie Unternehmer sind. Unternehmer, die ihre Ressourcen optimal einsetzen müssen, um erfolgreich zu sein. Und unsere wichtigste Ressource ist und bleibt unsere Zeit. Mit Evolve Tracking gebe ich dir ein Werkzeug an die Hand, das dir hilft, diese Ressource zu verstehen, zu schützen und gewinnbringend einzusetzen. Nicht als kompliziertes Enterprise-System, sondern als intuitive Mac-App, die dich auf deinem Weg erfolgreich zu sein, aktiv unterstützt.